Tłumaczenia dokumentów urzędowych

Tłumaczenia dokumentów urzędowych (tj. aktów zgonu, aktów urodzenia, aktów małżeństwa, deklaracji zgodności, dokumentów rejestracji pojazdów, prawa jazdy, dokumentów rejestracji produktów), czyli dokumentów na potrzeby wszelkiego typu urzędów składanych w różnych sprawach formalnych, wymagają zachowania formy uwierzytelnionej. Taki uwierzytelniony dokument ma formę papierową i jest poświadczony za zgodność z oryginałem. Wymóg zgodności z oryginałem dokumentu jest często w polskich urzędach interpretowany dosłownie, natomiast art. 43 Kodeksu Tłumacza Przysięgłego dopuszcza przetłumaczenie formularza dokumentu tylko w zakresie rubryk wypełnionych i dotyczących posiadacza dokumentu. W praktyce jednak urzędy wymagają złożenia przekładu całego dokumentu, włącznie z niewypełnionymi rubrykami. Taka rozbieżność pomiędzy zapisami ustawy a oczekiwaniami urzędników powoduje, że tłumacz aby ułatwić klientowi załatwienie sprawy urzędowej powinien zawrzeć wszystkie możliwe opcje do wyboru w formularzu, w tym te, które nie dotyczą posiadacza dokumentu.

W dokumentach uwierzytelnionych przeznaczonych do złożenia w urzędzie należy szczególną uwagę zwrócić na zapis imion i nazwisk. Brak znaku diakrytycznego występującego w obcym języku lub wstawienie oczywistego polskiego znaku diakrytycznego, którego nie było w oryginalnym dokumencie, może skutkować odmową załatwienia sprawy w urzędzie.

Bardzo istotną kwestią jest również okazanie oryginału dokumentu, w przeciwnym razie tłumaczenie nie może być poświadczone za zgodność z oryginałem, co ponownie w wielu urzędach jest przyczyną odesłania petenta bez załatwienia sprawy.
Jednakże, okres pandemii przełożył się na usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów, w tym również w Urzędzie Stanu Cywilnego. Dokumenty elektroniczne wymagają jednak zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dobre wieści są takie, iż tłumacze przysięgli mogą ubiegać się o zaufany podpis elektroniczny i najprawdopodobniej w najbliższej przyszłości tłumaczenia poświadczone dokumentów urzędowych nie będą wymagały formy papierowej.

polski