Co to znaczy trudny klient w biurze tłumaczeń? Czy to on jest trudny, a może to my mamy trudność w zrozumieniu o co klientowi chodzi, ponieważ jego oczekiwania wychodzą poza pewne standardy zleceń, do których już przywykliśmy? Komunikacja z takim klientem może być wyzwaniem, chyba, że wiemy jak z nim rozmawiać.
Zdarza się, że klient przychodzi do biura z dokumentem do przetłumaczenia, przy czym stawia szereg dodatkowych, czasem nierealnych wymagań, np. tłumaczenie uwierzytelnione z języka obcego na język obcy (zauważmy, że tłumacze przysięgli w Polsce mają uprawnienia wyłącznie do tłumaczenia z i na język polski), tłumaczenie bardzo długiego tekstu do zrealizowania w dniu zlecenia, poświadczenie przez tłumacza przysięgłego tłumaczenia wątpliwej jakości niczym z Google Translate, to tylko kilka przykładów.
Umiejętna komunikacja to już połowa sukcesu w radzeniu sobie z trudnymi, a czasem niemożliwymi do spełnienia wymaganiami klienta. Przede wszystkim, należy ze wyrozumieniem wysłuchać tego, czego klient oczekuje i spokojnie wytłumaczyć, jakie są możliwości tłumacza i zaproponować rozwiązanie, na które mogą zgodzić się obie strony.
Wielu problemów można uniknąć, jeżeli klient potrafi precyzyjnie określić, czego oczekuje, wówczas tłumacz jest w stanie złożyć ofertę stosownie do kryteriów, ale równie ważne jest, by klient rozumiał, o czym tłumacz pisze w ofercie. Dlatego w razie wątpliwości zachęcamy klientów do zasięgnięcia informacji istotnych dla danego zlecenia, takich jak:
- różnica między tłumaczeniem przysięgłym (uwierzytelnionym) a zwykłym,
- co to znaczy strona rozliczeniowa i dlaczego to nie to samo co strona fizyczna,
- jaki VAT obowiązuje na tłumaczenia,
- czy biuro tłumaczeń prowadzi też punkt ksero, itp.
Wówczas komunikacja pomiędzy biurem tłumaczeń a klientem na temat zlecenia, sposobu i terminu jego realizacji oraz wyceny będzie znacznie efektywniejsza i mniej stresująca dla obu stron.